In het mei/juni-nummer van ICTZorg is een interview verschenen met het Zorgnetwerk Midden-Brabant (ZMBR). In het interview wordt uitgebreid ingegaan op de toegevoegde waarde van PVS (patiëntvolgsysteem) en eTOD (elektronisch transmuraal overdrachtsdossier) voor de transmurale samenwerking in de regio Tilburg.



Bouwen vanuit de praktijk
Auteur: Frank van Wijck

Veel standaard software die wordt aangeboden om zorgprocessen inhoudelijk of logistiek te ondersteunen, is zodanig opgebouwd dat die zorgprocessen moeten worden aangepast om ermee te kunnen werken. Pluriform Zorg is juist zo flexibel dat bestaande en nieuwe zorgprocessen erin te vangen zijn.

Als je uitgaat van de veronderstelling dat software ingeblikte bedrijfskunde is en dat organisaties complex zijn en steeds vernieuwen, is het logisch dat software het best vanuit de praktijk én stap voor stap ontwikkeld wordt. En dan is het ook logisch dat zoveel mogelijk partijen uit de praktijk meedenken over de manier waarop die ontwikkeling het best kan plaatsvinden. Dit is de basisgedachte achter Plriform Zorg, een initiatief van Pluriform Software om zorgkennis op een evolutionaire manier in software vast te leggen. Een zorginstelling kan gebruik maken van de kennis die anderen door middel van Pluriform Zorg al met elkaar gedeeld hebben, op voorwaarde dat de zorginstelling op haar beurt bereid is om zijn kennis ook weer te delen. Afgezien van het gebruikrecht dat betaald moet worden aan Pluriform Software werkt het dus min of meer volgens het open source model. Pluriform Zorg bevat functionaliteit voor ondermeer thuiszorg, begeleid wonen, dagbesteding, zorgboeren, ketenlogistiek en de overdracht van medische dossiers. Aan een digitaal Wmo-loket (voor de Wet maatschappelijke ondersteuning) wordt op dit moment gewerkt.

Verkeerde bed problematiek
Een van de partijen die veel bijdragen aan de invulling van Pluriform Zorg voor de functionaliteit ketenzorg, is Zorgnetwerk Midden-Brabant in Tilburg. Directeur Wim van Geffen legt uit: ‘De zorgpartijen in onze regio hadden veel last van verkeerdebedproblematiek: een patiënt was bij de ene zorgaanbieder al uitbehandeld, maar kon nog niet worden overgebracht naar de volgende, omdat daar nog geen ruimte beschikbaar was. Logistieke gegevens over deze patiënten werden moeizaam uitgewisseld, door middel van Excellijstjes, Wordbestanden en telefoontjes. Daarom hebben we binnen Pluriform Zorg gewerkt aan de webbased toepassing PVS: patiëntvolgsysteem. Met PVS zorgen we ervoor dat bij de volgende zorgaanbieder in de keten zichtbaar is welke patiënten in de pijplijn zitten.’

We zijn begonnen met één van de grootste patiëntencategorieën, de CVA-patiënten. Op basis van historische cijfers is een inschatting gemaakt van de benodigde capaciteit bij de zorgaanbieders in de keten. Van Geffen: ‘Is die capaciteit ergens niet beschikbaar, dan proberen we te achterhalen waarom dit zo is en hoe we het probleem kunnen oplossen. Dat kunnen we nu effectief doen, omdat we continu overzicht hebben van de gehele keten. We kunnen patiënten dus effectiever doorsturen en we beschikken over managementinformatie waarmee we het totale proces beter kunnen sturen. Het PVS biedt alle partijen uit de keten dezelfde informatie, waardoor het ketenproces transparant wordt.’

De gemiddelde ligduur van CVA-patiënten in de zorgketen is de afgelopen jaren teruggebracht door het maken van goede afspraken’, benadrukt Van Geffen. De monitorgegevens uit PVS worden gebruikt voor bijsturing van gemaakte afspraken. ZMBR heeft eerder geprobeerd eenzelfde oplossing te bewerkstelligen met software uit de transportsector, waarin logistiek eveneens een belangrijke rol speelt. Van Geffen: ‘Maar dat leverde toch meer problemen op dan we vooraf hadden voorzien. Daarmee zijn we dus snel gestopt. En andere software die wel op de zorg toegesneden was en die precies bood wat wij ervan verlangden, hebben we nergens kunnen vinden.’

Prikkelen
De ontwikkeling van PVS kostte tijd en geld, erkent Van Geffen. ‘Maar het bedrag is niet te vergelijken met wat je anders voor software moet betalen’, voegt hij hieraan toe. En als meer partijen het programma gaan gebruiken, is dat alleen maar mooi, voegt project- & programmamanager Helen Aarts hieraan toe. ‘Wij kunnen dan op basis van de door hen toegevoegde data benchmarken en zij kunnen functionaliteit toevoegen die ook voor ons weer interessant is. Zo heeft Maastricht er bijvoorbeeld de Barthelscore aan toegevoegd. Gaandeweg ontwikkelt het zich steeds meer van een registratie- naar een communicatiesysteem.’

Inmiddels is de toepassing uitgebreid van CVA-patiënten naar alle patiënten die in de regio Tilburg overgedragen worden tussen instellingen. Aarts vervolgt: ‘Ziekenhuizen gebruiken het systeem om in beeld te brengen welke patiëntencategorieën de meeste verkeerde bedden bezet houden. Op basis daarvan kunnen zij logistieke plannen ontwikkelen. Dit prikkelt alle partijen in de keten om met elkaar in discussie te gaan over de vraag hoe de patiëntenlogistiek verbeterd kan worden.’

Aarts erkent dat het in de instellingen tijd heeft gevergd om de medewerkers aan PVS te laten wennen. ‘PVS confronteert zorgaanbieders met hun eigen logistieke prestatie, ook t.o.v. de ketenpartners’, zegt ze. ‘Maar nu ze er al wat langer mee werken, beginnen ze ook de voordelen, zoals verbeterde communicatie, te zien.’

Vehikel
Inmiddels heeft ZMBR binnen Pluriform Zorg een nieuwe module binnen PVS ontwikkeld: eTOD ofwel het elektronisch Transmuraal Overdrachts Dossier. Project- & programmamanager Annemarie Cromwijk vertelt: ‘De zorgaanbieders in de keten moeten natuurlijk niet alleen beschikken over logistieke informatie over de patiënten die naar hen toekomen, maar willen vooral ook zorginhoudelijke informatie hebben. Hiervoor kreeg de patiënt altijd een papieren dossier mee. Maar dat vergat hij wel eens door te geven aan de volgende professional in de keten, of dit gebeurde in ieder geval pas op het moment dat de patiënt daar aankwam. De vervolgbehandelaar kon zich dus niet voorbereiden. We wilden dit digitaliseren en PVS bleek een goed vehikel om dit in onder te brengen. Het gaat immers om dezelfde patiënt. We hebben de bestaande zorginhoudelijke formulieren geïntegreerd in PVS, zodat die met de logistieke gegevens van de patiënt vooruitreizen in de zorgketen.’

Bewust is ervoor gekozen om niet in één slag ook de formulieren zelf aan te passen. In eTOD is voorzien in functionaliteit om dit – in tweede instantie – te doen. Cromwijk: ‘De informatie die naar de verschillende behandelaars gaat, overlapt elkaar gedeeltelijk. Op die punten kunnen de bestaande formulieren dus worden beperkt en vereenvoudigd. Maar we hebben op basis van de Pluriform-aanpak gekozen voor: eerst digitaliseren, dan pas de inhoud van de formulieren aanpassen, uitgaande van de wensen en behoeften van de behandelaars. En dat laatste gebeurt dus stap voor stap op basis van de opgedane praktijkervaringen.’

Net als bij PVS is ook bij eTOD begonnen met CVA-patiënten. Op dit moment is eTOD ontwikkeld met de gebruikers en wordt het met twee ziekenhuizen en een herstelunit getest. Het is de bedoeling dat alle instellingen die in de regio zorg bieden aan CVA-patiënten de applicatie voor de zomer in gebruik nemen.