BLOG: Online Collaboration met MS Teams en Pluriform Zorg

In deze tijd van thuiswerken nemen Online Collaboration Platforms een grote vlucht. Wie heeft er niet gewerkt met Microsoft Teams, Slack, Google Meet, Zoom, Jitsi, Trello of één van die tientallen andere oplossingen? De meeste afspraken zijn tegenwoordig online, beeldbellen is de norm geworden. Toch is beeldbellen niet de enige feature die deze platforms bieden.

Veelal is beeldbellen geïntegreerd met documentbeheer, chatten, agenda en e-mailing. Een Online Collaboration Platform is daarmee een systeem voor samenwerken in teams en projecten, niet alleen met de directe collega’s, maar ook met externen van andere organisaties. Het samenwerken in netwerken is mogelijk omdat deze platforms allemaal cloud based zijn, elke deelnemer heeft een wereldwijd unieke identificatie, meestal het e-mailadres. Collega’s en externen kunnen met hun e-mailadres uitgenodigd worden in een team of project, binnen het team of project wordt dan geregeld wie wat mag zien en doen. Platforms maken een meer fluïde organisatiestructuur mogelijk, mensen kunnen grensoverschrijdend werken, de organisatie als juridische entiteit gaat in de samenwerking naar de achtergrond.

Vergeleken met Online Collaboration Platforms zijn Elektronische Cliënt Dossiers maar ouderwets. Traditioneel is een ECD ontworpen voor één organisatie, de grenzen van de organisatie zijn de grenzen van de installatie (en vice versa). Maar natuurlijk is een ECD wel een component in een systeemlandschap, een landschap dat de laatste jaren alleen maar groter geworden is. Van oudsher koppelen ECD’s met administratieve systemen (zoals Vecozo, HRM, boekhouding en roostering), de laatste jaren zijn daar zorginhoudelijke systemen bijgekomen (o.a. van huisartsen, laboratoria en ziekenhuizen), nu werken leveranciers aan koppelingen met apps van de cliënt zelf (met name eHealth en PGO’s). Daarmee wordt de gebruiker van een ECD steeds meer een speler in een netwerk van zorgprofessionals, een ontwikkeling die noodzakelijk is om multidisciplinaire zorg over organisatiegrenzen heen te kunnen leveren.

Toch is de netwerkbenadering van ECD’s en Online Collaboration Platforms wezenlijk anders. In het systeemlandschap van een ECD wordt de data gedupliceerd, in een Online Collaboration Platform niet. Met andere woorden, in het systeemlandschap van een ECD wordt de “data naar de gebruikers gebracht”, een Online Collaboration Platform “brengt de gebruikers naar de data”.

Het synchroniseren en daarmee dupliceren van data heeft nog een ander effect, namelijk verarming van informatie. De data in een ECD ontstaat immers in een proces en wordt hergebruikt in een vervolgproces. Als voorbeeld: een behandelaar legt in het ECD de behandeldoelen van een cliënt vast, niet als losse data, maar als logisch vervolg op anamnese en onderzoek. De behandeldoelen worden vervolgens gebruikt in de uitvoering van de behandeling. Ondertussen wordt ook gerapporteerd op de behandeldoelen. Zodra de behandeldoelen gedupliceerd worden naar een ander systeem raakt de context waarin deze data is ontstaan verloren. De informatie is data geworden. In een Online Collaboration Platform daarentegen zijn data, processen en businesslogica gelijk voor alle gebruikers, ook als die – vanuit het perspectief van een organisatie – extern zijn.

Heeft een Online Collaboration Platform dan alleen maar voordelen? Nee, de grootste beperking van de bestaande platforms is de gebrekkige domeinkennis, er is geen specifieke ondersteuning aanwezig voor de zorg. Die zorgkennis is via programmatuur wellicht toe te voegen, maar standaard niet aanwezig. Een combinatie van Online Collaboration Platform en ECD ligt voor de hand. Maar hoe dan? Waar ligt de scheidslijn?

De oplossing ligt in het inzetten van de sterke kanten van beide type omgevingen en vooral in het minimaliseren van de overlap in functionaliteit. Dat betekent in elk geval dat het Online Collaboration Platform verantwoordelijk is voor user management, zodat elke gebruiker een wereldwijd unieke identificatie heeft. Idem voor teams zodat gebruikers van verschillende organisaties binnen een veilige werkruimte kunnen samenwerken. Ook het documentbeheer en de collaboration tools (chatten, beeldbellen, mailen) worden door het platform geleverd (en dus niet meer door het ECD). Vervolgens nestelen het ECD en andere organisatiespecifieke systemen zich in deze structuur.

Laten we Microsoft Teams als voorbeeld nemen. Een gebruiker heeft een identiteit in Azure Active Directory en logt in op Teams. Vanuit het ECD zijn de relevante teams in Microsoft Teams gegenereerd. Ook heeft elke cliënt in Microsoft Teams een eigen channel waar alleen de gebruikers met een zorg- of behandelrelatie met die cliënt toegang tot hebben, eveneens gegenereerd vanuit het ECD. In een channel wordt gechat, video calls uitgevoerd en Office365- documenten gedeeld. Ook is het mogelijk om zorgprofessionals van andere organisaties uit te nodigen, die krijgen dan automatisch een beperkt account in het ECD. In een channel kan het cliëntdossier in het ECD geopend worden, ook door geautoriseerde derden. Die derden hebben hiervoor geen datasync nodig, het dossier is gemeenschappelijk zoals het channel dat ook is.

Dit is geen verre toekomstmuziek, maar precies wat Adapcare en Pluriform Software momenteel ontwikkelen, een diepe integratie van Pluriform Zorg met het Online Collaboration Platform van Microsoft. Daarmee verbinden we de domeinkennis van Pluriform Zorg met de collaboration tools van Microsoft Teams.