dinsdag 08 december 2020

De toegevoegde waarde van de financiële module voor Sprank

Drie jaar geleden is Stichting Sprank de financiële module van Pluriform Zorg gaan gebruiken. Sindsdien bespaart Sprank structureel tijd en kosten bij de financiële maandafsluiting. Ook heeft de financiële afdeling aantoonbaar meer toegevoegde waarde in het primaire proces. Ben Folkers, coördinator van de financiële administratie vertelt over wat de financiële module Sprank heeft gebracht. 
 
Pluim van de accountant
‘Het financieel afsluiten van de maand was voorheen altijd een stressvolle bezigheid die bijna twee weken in beslag nam’, vertelt Ben. ’Andere afdelingen wisten dat ze aan het einde van de maand de financiële afdeling niet te veel lastig moesten vallen. Dat kwam met name omdat de declaraties uit het ECD moesten worden aangesloten op de financiële administratie.’
 
‘Ik vraag me nu wel eens af: voor wie deden we dat eigenlijk? Wie werden daar binnen en buiten de organisatie nu echt gelukkig van? Ja, je kreeg een jaarlijkse pluim van de accountant wanneer de aansluiting correct was, maar daar hield het ook wel mee op. Wat als we al die tijd nou eens zouden omzetten naar geld, om hoeveel verborgen IT-kosten hebben we het dan eigenlijk?‘
 
En nu? 
‘Hoe anders hangt de vlag er nu bij’, vervolgt Ben. ‘De financiële maandafsluiting duurt hooguit vier dagen. De oude financiële maandrapportages, die per mail werden verspreid onder managers, hebben plaatsgemaakt voor rapportages die elke maand voor elk team automatisch uit Pluriform Zorg rollen. Naast financiële informatie worden ook andere kritische prestatie-indicatoren gebruikt: informatie over bijvoorbeeld ureninzet, leegstand en ziekteverzuim komen automatisch in de rapportages terecht, keurig voorzien van de bijbehorende normen. Andere BI-oplossingen zijn overbodig wanneer zoveel stuurinformatie binnen één systeem wordt vastgelegd.’
 
Toegevoegde waarde
‘De tijd die we voorheen aan het rennen en vliegen waren voor de financiële maandafsluiting gebruiken we nu structureel om processen beter in te richten’, vertelt Ben. Iedere keer wanneer we een proces hebben verbeterd, blijft er tijd over om weer andere processen aan te pakken. Zo kunnen we continu de financiële administratie accurater en efficiënter voeren. En elke keer stellen we onszelf de vraag: doen we de dingen goed óf doen we de goede dingen? In het jaarplan van de financiële afdeling stellen we daarom voortdurend nieuwe doelen.’ 
 
Veranderende rollen
We merken dat de rollen langzaam aan het veranderen zijn. Als coördinator heb ik nu meer tijd voor financiële en niet-financiële analyses. Ik houd me nu soms meer bezig met data-analyse dan met boekhouden. Vanuit deze veranderende rol kijk ik verder dan de euro’s, waardoor ik meer waarde kan toevoegen binnen de organisatie. Hiermee ontlast ik de controller die zich op zijn beurt meer kan positioneren als strategisch partner van het management en bestuur.
 
‘Het goud (de data) is aanwezig. Ik hoef alleen maar te zorgen dat ik een steeds betere delver word’- Ben Folkers 
 
Niet perfect, maar wel je primaire proces op orde
Ben: ‘Als je de financiële module van Pluriform Zorg op zichzelf vergelijkt met specifieke boekhoudsoftware zal de module waarschijnlijk niet als winnaar uit de bus komen. Dit wordt echter dubbel en dwars goedgemaakt door de integratie van het zorgproces met financiën. Daardoor lever je als financiële afdeling aantoonbaar meer toegevoegde waarde in het primair proces.’
 
Sprank biedt zorg aan mensen met een beperking. Dat doet zij vanuit veertig woon- en dagbestedingslocaties verspreid over het land. De zorg en ondersteuning van Sprank is er op gericht dat cliënten hun leven kunnen leiden op een manier die voor hen betekenisvol is.
 
Ben Folkers is coördinator van de financiële administratie bij Stichting Sprank. Nog dagelijks leert hij bij over de mogelijkheden en de data die in Pluriform Zorg te vinden zijn.

Meer weten over de financiële module?

Download de Productbrochure

Wij gaan zorgvuldig om met jouw gegevens. In onze privacyverklaring lees je hier meer over.