maandag 13 augustus 2018

Een gesprek over de implementatie van Pluriform bij Pergamijn.

Tammy Pagen en Jack van Gils vertellen over het implementatieproces van Pluriform Zorg bij Stichting Pergamijn, een instelling die zorgondersteuning biedt aan mensen met een verstandelijke beperking. 
 
Tammy Pagen is behandelaar bij Pergamijn. Vanuit deze rol en haar streven om de zorg voor cliënten te verbeteren is ze in een vroeg stadium aan het implementatieteam toegevoegd. Jack van Gils is als programmamanager betrokken bij de implementatie vanuit zijn adviesbureau ‘tBureau’, een bureau die zorgorganisaties ondersteunt en adviseert bij grootschalige veranderingen en systeem implementaties.  
 
Hoe was de uitgangssituatie en waarom was er verandering nodig? 
‘Pergamijn stond enkele jaren geleden voor de keuze om het bestaande ECD-pakket te gaan upgraden. Een fundamentele systeemwijzing en daarom een grote en kostbare operatie. Daarom is destijds een analyse gestart van de processen en systemen, waaruit bleek dat het systeemlandschap en de werkwijze van Pergamijn aan verbeteringen toe was. Het uitgangspunt werd cliëntgericht werken met één cliëntdossier. Ook werd de noodzaak benoemd om methodisch en multidisciplinair samenwerken te verbeteren. Het applicatielandschap kon niet voldoen aan deze toekomstvisie en daarom werd er besloten om een pakketselectie uit te voeren. Alle disciplines van de organisatie zijn bij het selectieproces betrokken en hebben uiteindelijk gekozen voor Adapcare, met het ECD Pluriform Zorg.‘
 
Wat is jullie rol geweest bij de implementatie?
Tammy: ‘Ik heb verschillende rollen en bijdragen vervult tijdens het proces waaronder het vormgeven van het algehele proces, de toetsing van de werkzaamheden van de behandelaren, de inrichting van het nieuwe systeem en de begeleiding en training van de nieuwe werkwijze en het systeem aan collega’s. Het heeft veel energie gekost, maar het was tegelijkertijd erg leuk en dankbaar werk.’
 
Jack vervolgt: ’Naast het aansturen van een programma met circa 7 projectleiders, was het mijn taak om de veranderkundige vraagstukken op te lossen, het budget te bewaken en de voortgang te realiseren. Dit vergt veel tijd, aandacht en politieke vaardigheid.’
 
Hoe hebben jullie de implementatie aangepakt?
‘Gezien de omvang van de verandering hebben we ervoor gekozen om een programma op te zetten. Daarin zijn de verschillende aandachtsgebieden benoemd. Zowel het proces (de integrale aanpak), de nieuwe werkwijze als het nieuwe ECD, Pluriform Zorg zijn via een pilot onderzocht en vormgegeven. 
 
We hebben ervoor gekozen om gefaseerd in te richten. Eerst het systeem, de facturatie, de koppeling met het zorgkantoor en de gehele backoffice. Ondertussen is in een apart deelproject de nieuwe werkwijze voorbereid en zijn alle teams daarin betrokken en getraind. De artsen en behandelaren zijn als eerste naar het nieuwe systeem gemigreerd, waardoor we het oude behandelsysteem volledig hebben kunnen loslaten. Nu breekt de fase aan dat we alle zorgteams gaan migreren. ‘
 
Hoe is de implementatie verlopen?
‘De daadwerkelijke verandering zit in de processen, de verandering in methodisch en multidisciplinair werken maken Pergamijn professioneler en uiteindelijk ‘het beste jongetje van de klas’ als het gaat om cliëntgerichtheid. We komen van ver, maar de laatste stap breekt nu aan en we voelen dat het aan het lukken is.
 
Het technische deel, de inrichting van het systeem en de omvorming van de backoffice zijn voorspoedig verlopen. Natuurlijk waren er tegenvallers, maar we hebben de oorspronkelijk geplande tijdlijn vast kunnen houden. Op 1 juli 2018 is het systeem opgeleverd in de gewenste status en is het in gebruik genomen. ‘
 
‘Het programma zelf werd een vorm van multidisciplinair en methodisch samenwerken, omdat alle disciplines en gebruikers in de migratie waren betrokken.‘ - Jack van Gils
 
Hoe verliep de samenwerking met Adapcare?
‘Tijdens het programma is veel gesteund op de technische en systeemkennis van Adapcare. Dat maakte het ook mogelijk om te werken met de best-practice van anderen. Je hoeft niet alles opnieuw te bedenken, maar het moet wel toegepast worden op de manier van werken zoals Pergamijn dit voor zich ziet.  
 
Opvallend is de flexibiliteit van Pluriform Zorg als systeem en Adapcare als organisatie. Zij kunnen als partner heel goed meebewegen met de klantwensen. Het is prettig samenwerken als je hoort dat iets wel kan of wel geregeld kan worden en tegelijkertijd geholpen wordt in de keuzes die we maken‘.
 
‘De samenwerking met Pergamijn en Adapcare is ook in spannende tijden een genot gebleken. We zijn er nog niet, maar het nieuwe systeem staat er inmiddels wel.’- Jack van Gils
 
Wat zijn de leerpunten geweest?  
‘Flexibiliteit is goed. Het is prettig wanneer je gemakkelijk en snel kunt configureren en aanpassen, maar het dwingt je ook om continue keuzes te maken. Die keuzes moet je documenteren. Bij het testen bleek dat we op sommige details niet meer wisten wat we gekozen hadden of waarom. Dan moet je de afweging nog een keer maken en dit alsnog vastleggen.’
 
Hoe gaat Pluriform Zorg helpen om de beoogde verandering te behalen?
‘Pergamijn heeft gekozen voor 1 systeem, 1 dossier en 1 werkwijze. Pluriform Zorg maakt het mogelijk om dit te realiseren. Dat zorgt ervoor dat elke discipline een integraal beeld van de cliënt, de doelen en de behandeling heeft. Dit komt de kwaliteit van de zorg ten goede.’
 
Waar hopen jullie over 1 jaar te staan met Pluriform Zorg?
‘Over 1 jaar werkt iedereen met het nieuwe systeem en volgens de nieuwe werkwijze. Enkele oude systemen zijn dan uitgefaseerd en er staat een overzichtelijke prettige werksituatie voor cliënten, verwanten en medewerkers. Alle medewerkers zeggen dan hopelijk: ‘Het was een enorme klus. Soms waren er tegenslagen, maar omdat we het samen deden is het gelukt.’

Ondersteuningsvisie Stichting Pergamijn
De cliënt bij Pergamijn heeft zoveel als mogelijk de regie over de eigen ondersteuningsbehoefte. Pergamijn is de partner van de cliënt om deze ondersteuningsvragen vorm te geven. Een open en transparante houding en werkwijze typeert het partnerschap. Dit is gebaseerd op gelijkwaardigheid en burgerschap. De ondersteuning wordt direct rondom de cliënt in zijn natuurlijke/professionele netwerkomgeving ingevuld en continu afgestemd op de zich voordoende behoeften en in relatie tot de grenzen van elkaar. De kern daarvoor is het ondersteuningsplan. Alle ondersteuning staat ten dienste van de cliënt. Alle andere activiteiten zijn ondersteunend aan de cliëntvraag en het ondersteuningsproces.