vrijdag 01 februari 2019

Het dagelijks werk van de consultants

Onze consultants hebben dagelijks contact met klanten. Wat houdt hun rol precies in? Met welke uitdagingen hebben ze te maken? En, hoe helpen ze de zorgorganisatie daarbij? Willem de Ruiter, Janneke Ketelaars en Sandra Goumans geven ons een kijkje in de keuken.
 
‘Er werken bij Adapcare backoffice-consultants die zich bezig houden met processen rondom administratie en facturatie en zorgconsultants die de processen van de zorgmedewerkers kennen,’ vertelt Willem. 'Vanuit beide disciplines helpen we klanten met onze software. Enerzijds implementeren we Pluriform Zorg bij klanten, anderzijds begeleiden we hun bij nieuwe releases en en wijzigingen in wet- en regelgeving. Daarnaast geven we support bij vragen of incidenten. Veel van ons hebben een zorgachtergrond, waardoor we in staat zijn de zorg echt goed te begrijpen. Onze job is geslaagd wanneer wij niet meer nodig zijn, de eindgebruikers hun weg hebben gevonden en de applicatiebeheerder zelfstandig interne ondersteuning kan bieden.’  
 
De complexiteit van de zorg
‘Administratie is niet de hoofdtaak van een zorgaanbieder, maar ze kunnen ook niet zonder, vervolgt Janneke. ‘Zonder backoffice kan de geleverde zorg niet worden gefactureerd en de benodigde verantwoordingen niet worden aangeleverd. Je wilt dat deze administratieve processen ‘geruisloos’ verlopen, zodat iedereen kan vertrouwen op de juiste gegevens van het bedrijf. Tegelijkertijd heb je als zorginstelling te maken met veranderende wet- en regelgeving. Voor de consultant betekent dit dat je de verbinding moet zoeken tussen de complexiteit van de wet- en regelgeving in de zorg en het dagelijkse werk van een zorgadministrateur en applicatiebeheerder. Het systeem moet goed werken in de reguliere processen en eenvoud bieden, maar ook weerbaar genoeg zijn voor alle uitzonderingen die de zorg kent. Als consultant moet je de complexiteit van de zorg daarom goed weten te doorgronden en kunnen vertalen naar eenvoud.’
 
Janneke Ketelaars (backoffice-consultant): ‘De tevredenheid van de klant staat hoog in het vaandel, daarvoor wil je het beste uit de applicatie halen. Elke dag ben ik bezig met het beter maken van onze applicatie en het ondersteunen van de backoffice medewerkers met het gebruik van Pluriform Zorg.’ Eenvoud met diepgang’, dat maakt het voor mij interessant.’ 
 
Omgaan met veranderingen
‘Het implementeren van een nieuw ECD is hét moment om veranderingen door te voeren’, vertelt Sandra. ‘Toch blijft verandering één van de moeilijkste aspecten voor een zorgorganisatiemedewerker. Verandering wordt als een drempel ervaren, waardoor deze vaak vermeden wordt en gebruikers vasthouden aan oude processen. Dan wordt er gezegd: ‘We zijn er niet echt tevreden over, maar zo doen we dat nu eenmaal.’ Als consultant is het onze uitdaging om de zorgprofessionals zo min mogelijk last te laten ervaren van de verandering en ze goed te begeleiden. Het bij elkaar brengen van klanten voor verschillende onderwerpen (workshops), waarin je met elkaar in gesprek gaat over nieuwe ontwikkelingen en hoe we dit vertalen in het ECD, helpt daarbij ook.’
 
Sandra Goumans (zorgconsultant): ‘Het is mooi om te zien dat we tijdens de workshops van elkaar leren en klanten met elkaar samenwerken. Het levert ons nieuwe inzichten op om de ‘Good Practice’ te implementeren.’ 
 
Registratiedruk
‘Zorgmedewerkers moeten zich primair kunnen bezighouden met de zorg, maar ervaren nog vaak teveel registratielast,’ vervolgt Willem. ‘We werken voor zorginstellingen met complexe en verschillende zorgsoorten en ook voor zorginstellingen met een relatief eenduidige doelgroep. Voor beide type klanten zijn we continu bezig met het eenvoudiger maken van de software en de inrichting bij de klant zo te maken dat de registratielast zo min mogelijk is. Om die reden zijn we als consultant ook nauw betrokken bij het ontwikkelen van de software.’
 
Willem de Ruiter (backoffice-consultant): ‘Adapcare lijkt soms een beetje op de Belastingdienst. 'Leuker kunnen we het niet maken, wel makkelijker.' We kunnen niet voorkomen dat onze klanten veel moeten administreren. We kunnen ze wel helpen om de last van deze registratie zo min mogelijk te laten zijn en de software zo prettig mogelijk te laten werken. Een voorbeeld hiervan is de nieuwe functionaliteit voor de facturatierun waar ik bij betrokken ben geweest de afgelopen maanden. We horen terug van klanten dat ze blij zijn met de nieuwe software, daar krijg ik energie van.’
 
Lijkt het je leuk om als consultant aan de slag te gaan bij Adapcare? We zijn regelmatig op zoek naar collega’s ter versterking van ons team. Voor meer informatie, ga naar https://www.adapcare.nl/over-ons/vacatures/consultant.html