dinsdag 01 januari 2019

Wat is een ECD?

Een Elektronisch Cliënten Dossier (ECD) is een digitaal systeem waarin zorgorganisaties in de care gegevens bijhouden over hun cliënten, waarmee zij het proces van zorgverlening ondersteunen en waarmee zij de administratie voeren. ECD’s worden gebruikt in de Gehandicaptenzorg, Ouderenzorg, Jeugdzorg en in Regionale Instellingen voor Beschermd Wonen (RIBW’s).

In de care wordt gesproken over cliënten, in de cure over patiënten. Vandaar dat ziekenhuizen en de Geestelijke Gezondheidszorg (GGZ) spreken over een Elektronisch Patiënten Dossier (EPD).

Wat kan je allemaal in het ECD?
In een ECD kun je alle informatie registreren vanaf het eerste contact met de cliënt totdat deze uit zorg gaat of overlijdt.  Iedere cliënt heeft een eigen dossier in het ECD. We zetten de belangrijkste basisfuncties van het ECD voor je op een rij:

• Cliëntgegevens
  Om goede zorg te kunnen leveren, zijn de cliëntgegevens essentieel. Denk hierbij niet alleen aan de algemene gegevens van de cliënt, zoals contactgegevens, maar ook aan financiële en juridische gegevens. Ook het sociaal netwerk (familie en mantelzorgers) en professioneel netwerk (huisarts, behandelaren) zijn onderdeel van de cliëntgegevens. Tot slot wil je in de cliëntgegevens kunnen terugzien wie wel en niet toegang heeft tot het dossier van de cliënt.
• Beeldvorming
  Wat is de achtergrond van de cliënt? Met welke hulpvraag komt de cliënt in zorg? Zijn er allergieën en diagnoses? Zijn er risico’s (bijvoorbeeld op vallen) waar speciale aandacht aan gegeven moet worden? Tijdens de intake worden de sociale en medische voorgeschiedenis van de cliënt vastgelegd.
• Het Cliëntplan  
  Een belangrijk onderdeel van het dossier van de cliënt is het cliëntplan, ook wel zorgplan, begeleidingsplan of ondersteuningsplan genoemd. In een multidisciplinair dossier is het cliëntplan uitgebreid met een geïntegreerd behandelplan. De zorgprofessionals die betrokken zijn bij de cliënt stellen dit plan samen met de cliënt op. Hierin worden allen doelen en acties vastgelegd. Iedereen die bij de cliënt betrokken is, inclusief de cliënt zelf, kan hierin lezen waaraan gewerkt wordt.
• Dagelijkse zorg 
  De zorgprofessionals die dagelijks bij de cliënt betrokken zijn houden belangrijke informatie bij over de cliënt. Dat doen ze door een verslag of rapportage te schrijven naar aanleiding van een meting (bijvoorbeeld gewicht, bloeddruk en insuline), een onderzoek of wat er op een dag gebeurd is. Iedereen die bij de cliënt betrokken is, kan op die manier lezen hoe het met de cliënt gaat.
• Evaluatie 
  De zorgprofessionals en behandelaren bespreken regelmatig met de cliënt en/of wettelijk vertegenwoordiger of de doelen uit het cliëntplan bereikt worden en of het nodig is om de acties daarop bij te stellen. In het geval van chronische zorg is één keer per jaar evalueren wellicht voldoende, maar in de revalidatiezorg moet dat soms wel elke week.
• Agenda, rooster en planning
  Om efficiënt te kunnen werken is een goede planning noodzakelijk. Medewerkers worden ingeroosterd, afspraken worden gemaakt en routes worden gepland. Dit alles vindt een medewerker terug in zijn agenda. Vanuit de agenda worden de gewerkte uren en kilometers afgeleid c.q. berekend.
• Zorgregistratie
  Op basis van de indicatie van de cliënt wordt in het ECD bijgehouden welke ondersteuning de cliënt krijgt en hoeveel uur aan zorg. Wanneer was de cliënt naar de dagbesteding, hoeveel verblijfsdagen had de cliënt of hoe vaak kwam een begeleider of wijkverpleegkundige bij de cliënt thuis? Met deze informatie kan de geleverde zorg verantwoord worden naar de zorgkantoren, gemeentes en zorgverzekeraars (de financiers van de zorg). 

Wie gebruiken het ECD?
De meeste gebruikers van een ECD zijn de zorgprofessionals zelf, zoals wijkverpleegkundigen, ambulant begeleiders, verzorgenden, persoonlijk begeleiders, artsen, behandelaren, verpleegkundigen, klantadviseurs en teamleiders. Maar ook afdelingen die geen dagelijkse zorg leveren, zoals planning, administratie en financiën, maken gebruik van het ECD.

De ontwikkeling van het ECD
Vroeger registreerden zorgprofessionals alles over de cliënt in papieren klappers, daarna kwamen de eerste systemen beschikbaar op de pc of laptop en tegenwoordig zijn veel functies van het ECD ook beschikbaar op de tablet of smartphone.

In de beginjaren had het ECD voornamelijk een administratieve functie. Later kwam daar ondersteuning van de zorgprofessional zelf bij. Nu komt de cliënt steeds meer zelf in regie in het zorgverleningsproces. In plaats van een interne registratie die alleen gedeeld wordt tussen medewerkers, leest de cliënt of wettelijk vertegenwoordiger steeds vaker mee via een online cliëntportaal. Daardoor ontstaat een dialoog tussen medewerker en cliënt, waardoor de zorg uiteindelijk beter op de cliëntwensen aansluit. In het cliëntportaal hebben cliënten en mantelzorgers niet alleen de mogelijkheid om rapportages, metingen, formulieren, de agenda en abonnementen in te zien, ook kunnen zij vaak het cliëntplan digitaal accorderen, berichten uitwisselen met begeleiders en tegenwoordig zelf ook rapporteren en metingen invoeren.

Het ECD evolueert van een registratie- naar een communicatiesysteem. In toenemende mate is  het efficiënt en effectief ondersteunen van de communicatie tussen professionals belangrijk geworden, waarbij het ECD ervoor zorgt dat alle betrokkenen een eenduidige kijk op de vastgelegde informatie hebben. Het ECD communiceert dan ook met systemen van andere organisaties en de Persoonlijke Gezondheidsomgeving (PGO) van de cliënt. Daarvoor worden Zorginformatiebouwstenen (ZIB’s) gebruikt.  

Een nieuwe generatie ECD
De nieuwe generatie systemen wordt opgezet vanuit de visie dat het sociaal netwerk en het multidisciplinaire team in één doorlopend proces met elkaar samenwerken. De focus ligt op communicatie, de registratie vindt bijna ongemerkt plaats.

Het ECD van de toekomst moet ook een antwoord bieden op vergrijzing en ontgroening: minder medewerkers moeten meer cliënten kunnen begeleiden, verzorgen en behandelen, met behoud van kwaliteit. Nieuwe zorgvormen zijn nodig om het werk echt anders te organiseren. Het ECD zal goed moeten aansluiten op sensoren in huis (domotica) en integreren met eHealth-toepassingen en apps. De app van de professional biedt dan niet alleen ondersteuning voor de standaard taken, maar zal ook nieuwe functies bieden zoals spraak gestuurd rapporteren, beeldbellen en integratie met andere apps op de smartphone.