maandag 16 november 2020

Werken met de DRP-module volgens Opella

Onze klant Opella heeft de DRP-module DRP (dienstroosterplanning) van ons ECD Pluriform Zorg in gebruik genomen. Waar moet een goede dienstroosterplanning aan voldoen? En, wat zijn de belangrijkste voordelen van de DRP-module van Pluriform Zorg voor Opella? We spreken hierover met Albart Otte, informatieadviseur bij Opella.
 
Waar komen jullie vandaan en hoe zag de overstap eruit?
Albart: ‘Onze oude roosteroplossing (Square) stopte met de doorontwikkeling en support. De overstap naar de DRP-module van Pluriform Zorg was een logische omdat we al werkten met het ECD. Een groot voordeel van het combineren van zorg en planning is dat je de zorgbehoefte en het personeelsaanbod samenbrengt in één systeem.’ 
 
‘In negen maanden hebben we alle teams overgezet van onze oude oplossing naar Pluriform Zorg’, aldus Albart. ‘Als ICT-projectleider, zorgde ik samen met mijn ICT-collega’s voor de uitrol en overstap. Deze migratie behelsde een aantal stappen, waaronder de inrichting van de DRP-module, de uitfasering van de oude roosteroplossing, het aanmaken van alle benodigde diensten, de koppeling met het salarispakket en het overzetten van o.a. de verlofsaldo’s. Verder hebben we iedereen geschoold, alle planners, trainers, salarisadministratie e.d. betrokken en uitgebreid getest.’
 
‘Door gebruik te maken van de DRP-module in Pluriform Zorg, hoefden we geen grote implementatie voor een nieuw DRP-oplossing te starten. Bijkomend voordeel is dat we geen extra licentiekosten hebben. – Albart Otte’
 
Aan welke eisen moet een goede dienstroosterplanning voldoen?
‘De eisen die gesteld worden aan een DRP-systeem zijn per organisatie verschillend’, vervolgt Albart. ‘Dit heeft onder andere te maken met de ICT-volwassenheid van je organisatie. Een organisatie die al gewend is om met een roosterpakket te werken zal meer eisen hebben ten aanzien  van de functionaliteit dan een organisatie die de roostering in een Excel-spreadsheet uitvoert. Het is van belang dat een DRP-systeem in ieder geval aan de volgende punten voldoet:
 
  • De diensten moeten goed zijn ingericht, immers op basis van die diensten wordt verloond. Het systeem heeft een heldere verlofkaart met correcte saldo’s. De dienstroosterplanning is gekoppeld met het salarispakket.
  • Als de diensten van de teams en de contracten van de medewerkers goed zijn ingevoerd, kan je efficiënt vraag en aanbod bij elkaar brengen. Daarmee kan je de capaciteit van de organisatie optimaal benutten.
  • De dienstroosterplanning moet organisatie breed in te zetten zijn. Als alle medewerkers hetzelfde systeem gebruiken, dan kan een planner de beschikbaarheid van mensen in andere zorgteams (bijvoorbeeld een flexteam) bekijken om deze mensen vervolgens in te plannen.
  • De gebruiksvriendelijkheid, reactiesnelheid en performance van het systeem zijn een belangrijk aandachtspunt, zeker wanneer je met grote teams werkt.
  • Niet alleen de planner, maar iedere medewerker moet op elk gewenst moment het actuele rooster kunnen inzien inclusief zijn of haar verlofkaart.
  • Wanneer je als organisatie aan de slag gaat met zelfroosteren, heb je een goede app nodig voor de medewerkers. Zij moeten zelf het rooster kunnen samenstellen en diensten onderling kunnen ruilen.‘ 
Inmiddels hebben jullie de DRP-module geïmplementeerd. Wat heeft het jullie gebracht?
Albart: ‘Een groot voordeel ten opzichte van de oude oplossing is dat de medewerkers nu op elk gewenst moment zelf hun rooster kunnen inzien. De dienstroosterplanning hoeft niet meer geprint of gemaild te worden en is altijd actueel. 
 
Een ander belangrijk voordeel is dat de diensten nu ook de looplijsten (op Opella locaties) en ritten (in de wijkverpleging) zijn. Dat betekent dat je maar één keer diensten hoeft aan te maken, die dan gelden voor zowel de ritplanning als voor DRP. Wanneer je vervolgens de tijden van een dienst aanpast, is dat direct zichtbaar in zowel de DRP als de ritplanning.
 
Omdat we nu allemaal in één systeem werken kunnen we makkelijk bekijken of er nog capaciteit in andere zorgteams beschikbaar is. Daardoor kunnen we onderling de roosters compleet maken en hoeven we minder snel mensen in te huren bij een uitzendbureau.
 
Tenslotte hebben de teams die eerst nog in Excel werkten nu een systeem gekregen dat hun echt helpt om een goed rooster te maken. De CAO en ATW (arbeidstijdenwet) worden nog  beter gehandhaafd.’
 
Hebben jullie je doelen behaald?
‘De vooraf gestelde doelen zijn behaald, maar dat wil niet zeggen dat we klaar zijn, ’aldus Albart tot slot.‘ Op het gebied van zelfroosteren/teamroosteren willen we nog stappen zetten en verder willen we ons flexteam meer gaan inzetten. Ook de snelheid waarmee een planner een rooster kan maken willen we continu verbeteren. Zo onderzoeken we hoe de planners werken en of ze dat op de meest efficiënte manier doen.’
 
Opella is de zorgdienstverlener op de zuidelijke Veluwe. De professionals van Opella werken vakkundig en vanuit het hart in verpleeghuizen, wijkverpleging, revalidatie, maatschappelijk werk, begeleiding en thuiszorg. Opella wil ‘thuis geven’ aan mensen. Dat betekent echt snappen wat iemand nodig heeft om zijn of haar eigen leven te kunnen leiden. We keren daarbij terug naar de basis: 'hoe doe je het thuis?'
 
Albart Otte is werkzaam op de afdeling Informatisering in de rol van informatieadviseur. Hij verzorgt het applicatiebeheer van het ECD Pluriform Zorg, adviseert over de informatievoorziening binnen Opella en vervult een regiefunctie naar externe automatiseringspartners.

Meer weten over dienstroosterplanning?

Download de Productbrochure Planning

Wij gaan zorgvuldig om met jouw gegevens. In onze privacyverklaring lees je hier meer over.